Een ziekenhuis benaderde ons met de vraag om de samenwerking tussen de raad van bestuur en het MT te verbeteren. ‘Het liep niet lekker’ en er stonden hen grote organisatorische uitdagingen te wachten. Robert Paquay en Hanneke Beijer organiseerden een heimiddag waarbij ze met een systeembenadering op zoek gingen naar de circulaire patronen in de samenwerking.
Robert: ‘We hebben die middag met de deelnemers twee concrete casussen uit hun organisatie nagespeeld. En een paar extra factoren toegevoegd om het nog ingewikkelder te maken. We gingen niet zitten en praten over de problemen maar we hebben iedereen in de eigen functie en per team aan tafel gezet en gevraagd de werkelijkheid te simuleren. De medische managers hebben een vraag voor de raad van bestuur? Ga er maar heen en ga maar praten. Na ieder gesprek was er een evaluatie. Wie zat in welke rol en hoe werd dat zichtbaar? Welke patronen herkennen we uit de werkelijkheid? En welke patronen belemmeren ons in de samenwerking?
Bij een systeembenadering zoek je niet naar oorzaken bij individuele actoren maar focus je op het relatienetwerk, waarbij het uitgangspunt is dat iedereen deel uitmaakt van het systeem: je kunt er niet niet bijhoren. Ander uitgangspunt is dat iedereen zijn rol moet kennen en spelen.
De systeembenadering bleek in dit geval zeer nuttig. Een greep uit belemmerende patronen die aan het licht kwamen:
- We zeggen niet duidelijk ‘ja’ of ‘nee’, we zeggen ‘ja maar’ en dat is eigenlijk een nee.
- We zijn niet altijd duidelijk in wat we vragen van de ander. We klagen maar zeggen niet wat we willen. Bijvoorbeeld of we een inhoud- of procesinterventie willen.
- We nemen vaak iets op ons terwijl het niet echt kan.
- We geven een opdracht niet openlijk terug maar stribbelen mee.
Als de druk op een organisatie toeneemt, kunnen zich tussen actoren in een systeem circulaire patronen ontwikkelen, die een effectieve samenwerking in de weg staan. In een actie/reactie-sequentie gaan we het gedrag van de ander steeds selectiever waarnemen en zien vooral bevestiging van beelden die we over die ander hebben ontwikkeld. De systeembenadering is geen zoektocht naar oorzaak en schuld; er zijn zoveel waarheden als er gezichtspunten zijn.
Toen de belemmerende patronen zichtbaar werden, konden we bespreken hoe deze te doorbreken om de effectiviteit van de samenwerking te vergroten.Thema's daarbij waren hoe men binnen de organisatie ‘contracteert’ tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, hoe men elkaar aanspreekt, omgaat met verschillende opvattingen, wanneer te escaleren en hoe verantwoordelijkheid te nemen.
We hebben de middag afgesloten met de vraag: wat ga ik vanaf morgen anders doen? Deze heimiddag heeft de organisatie bewust gemaakt van de patronen die een effectieve samenwerking in de weg stonden en mogelijkheden om het anders te doen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hanneke Beijer en Robert Paquay.