Veranderende maatschap: soepel in- en uittreden

“Het jubileumjaar met als thema moed is ook een afscheidsjaar: onze oprichters Gerrit Damhuis, Kees Verschure en Peer Elshout verlaten het bureau per 1 januari 2016. Zij hadden de moed om het bureau in 1990 op te richten en kunnen zich nu met een gerust hart daaruit terugtrekken. Ook al blijven ze actief in het vak; het bureau dragen ze definitief over aan de overige maten en blijven er in vriendschap mee verbonden.”

Maatschappen worden nogal eens vergeleken met een huwelijk, maar dan vaak ook met een negatieve ondertoon van “je zit er aan vast” en “je kan niet zo maar uitstappen”. Het uittreden van onze oprichters leek ons een goede aanleiding om toe te lichten hoe wij in onze praktijk het in- en uittreden hebben geregeld.

“Het jubileumjaar met als thema moed is ook een afscheidsjaar: onze oprichters Gerrit Damhuis, Kees Verschure en Peer Elshout verlaten het bureau per 1-1-2016. Zij hadden de moed om het bureau in 1990 op te richten en kunnen zich nu met een gerust hart daaruit terugtrekken. Ook al blijven ze actief in het vak; het bureau dragen ze definitief over aan de overige maten en blijven er in vriendschap mee verbonden.”

Zo luidde het bericht dat wij in een begeleidend schrijven bij ons 13e boekje over 'moed' aan onze relaties stuurden. Omdat dit proces van overdracht voor ons succesvol is verlopen en een dergelijk proces mogelijk ook voor andere maatschappen met ‘ouder wordende’ maten interessant en leerzaam is, geven we een kijkje achter onze schermen.

Het bureau is in 1995 opgericht door drie maten. De vierde maat trad in 1995 toe en we bedachten een instroomregeling. We wilden de continuïteit op lange termijn borgen en dus verder uitbreiden met nieuwe maten. We moesten iets bedenken dat het voor nieuwe maatschapsleden aantrekkelijk maakte om mee te gaan doen en ook op voorhand bedenken hoe de ouder wordende maten/oprichters te zijner tijd de maatschap zouden kunnen verlaten. Zowel voor de binnenkomers als de vertrekkers moest dat geleidelijk en soepel kunnen verlopen.

Voor het intreden en het uittreden van maten in onze maatschap kozen we voor een fasering in een aantal stappen met achtereenvolgens de volgende posities: premaat, groeimaat, volmaat, postmaat.
Intreders beginnen met de premaatfase. Een van de maten draagt zorg dat de premaat goed landt binnen het bureau en de premaat loopt in het begin met alle maten een keer mee. Vanaf de eerste dag draait hij/zij als professional volwaardig mee in het bureau, participeert in het inhoudelijk overleg met casusbesprekingen en intervisie, draagt bij aan productontwikkeling, vervult de rol van schaduwadviseur, is actief in acquisitie en voert zelfstandig en/of met een collega adviesopdrachten uit. Zakelijk bedachten we een regeling die zowel de drempel voor intreden als onverhoopt voortijdig afscheid nemen laag houdt. De premaat draagt een bepaald deel van de jaaromzet af aan de maatschap en de maatschap zorgt voor een vangnet mocht de omzet sterk achterblijven. Na een bepaalde proefperiode als ‘premaat’, wordt op basis van vooraf bepaalde criteria besloten of de premaat tot de maatschap toetreedt. Hij of zij groeit dan als ‘groeimaat’ in doorgaans vijf stappen door naar 'volmaat' en bouwt geleidelijk een toenemend aandeel op in de winst, bovenop een vooraf afgesproken basisbedrag, tot hij/zij (vol)maat wordt met een 100% ‘winstaandeel’ gelijk aan de andere (vol)maten. Groeimaten hoeven dus geen inkoopsom op tafel te leggen.

Voor de uittreders hanteren we een soortgelijke fasering. Rond de leeftijd van 60-62 worden volmaten ‘postmaten'. De postmaten maken vooraf indicatieve afspraken over hun omzetdoel, hebben daarin vrijheid en dragen een percentage af aan de maatschap. Gefaseerd bouwen ze hun opgebouwde aandelen weer af, vergelijkbaar met de opbouw van de prematen maar dan omgekeerd. Het in- en uittreden verloopt zonder dat er grote bedragen op tafel komen, zonder leningen en extra kosten. Daarna – zo vanaf hun 65e jaar, kunnen de postmaten nog een aantal jaren als ‘freelance’ postmaat actief blijven in hun adviespraktijk, met jaarlijkse goedkeuring van de groei- en volmaten, tot het moment aanbreekt van echt uittreden: de ex-maat. Op een aantal omschreven punten, zoals investeringen en personeelsbeleid, hebben de pre- en postmaten geen zeggenschap.

Je kunt het model vergelijken met het invoegen op de autobaan. De premaat rijdt op de invoegstrook en op een gegeven moment wordt ruimte gemaakt voor de groeimaat die kan invoegen op de rechterrijstrook, geleidelijk alle rijstroken mag gebruiken en meegaat in de verkeersstroom met de volmaten. De postmaat gaat op een gegeven moment alleen rechts rijden om vervolgens als freelancer de uitvoegstrook te nemen. Overigens geldt voor alle soorten maten, van entree tot afscheid, dat ze als professional volledig meedraaien en gehouden zijn aan de kwaliteits- en werksystemen van het bureau.